Sådan styres din mail i 5 trin?
At lære at administrere din mail er en overraskende skræmmende organisatorisk opgave, fordi du ikke bare kan organisere mail visuelt; du er nødt til at læse og røre ved hvert dokument for at arkivere eller kassere. Når det er sagt, er den bedste måde at starte på at springe ind og gøre det nu.
- 01
Dump affaldet
Reducer mængden af post, du modtager ved at stoppe tilstrømningen af uønsket post.
Afmeld fra alle kataloger - ja, alle sammen. Du kan allerede finde deres indhold online. De fleste har små bogstaver med instruktioner til afmelding, eller du kan gøre det online. At skære ned på mængden af uønsket mail, du modtager, reducerer den tid, du bruger på at administrere din mail. Det er også godt for miljøet.
Når du har afmeldt alt, vil din postkasse være salig fri for uønsket post i et stykke tid, men den begynder langsomt at ophobes igen. Fortsæt med at fjerne dig selv fra postlister løbende eller afsæt noget tid hver sjette måned eller deromkring for at fjerne dit navn fra de lister, du er føjet til.
- 02
Planlæg det
De fleste mennesker sorterer via mail, mens de går ind i døren efter arbejde og stopper ofte i midten for at lægge deres frakke væk eller rette opmærksomheden mod, hvad der er til middag. Modstå trangen til at administrere mail, indtil du har tid og opmærksomhed til at give denne opgave. Her er hvorfor:
- Hvis du sorterer på vej ind døren, er chancerne for, at du ikke er parat til at administrere din mail på det tidspunkt. Du har brug for de rigtige værktøjer og opmærksomheden for at beslutte, hvordan du bruger eller kasserer hvert stykke.
- Rør aldrig ved et stykke papir mere end én gang, hvis du ikke behøver det. Det er dette, der gør papirhåndtering så udmattende: Du skal læse den hver gang! Vent, indtil du er klar til at styre og kassere.
- 03
Brug de rigtige værktøjer
Hav de rigtige værktøjer ved hånden til at kassere, genbruge eller svare på din mail. Dette inkluderer:
- Makuleringsmaskine
- Genbrugsskraldespand
- Arkiveringssystem og kalender
Har ikke din makuleringsmaskine og genbrugspapir i separate rum. De skal være ved siden af dig, mens du arbejder, så du kan tage handling med det samme. På denne måde har du ikke bunker papir, der venter på at blive genbrugt og strimlet over hele huset.
- 04
Opret et system
Der er tre slutspil for hver post:
- Handle med mail, der har brug for opmærksomhed nu eller i sidste ende. Brød det ned i yderligere kategorier som arkiv, svar, øjeblikkelig handling osv.
- Genbrug junk mail, der ikke har nogen værdi for dig og ingen identificerende oplysninger om det ud over dit navn
- Opdel et nyt stykke post, der indeholder identificerende oplysninger ud over dit navn og adresse. Dette vil omfatte personnumre, fødselsdatoer, kreditkorttilbud og mere.
- 05
Bliv ved med det
Nu hvor du har et system nede, skal du holde det oppe. Hvis du ikke har tid hver dag til at afsætte til at sortere din post, skal du placere den i en indbakke på dit skrivebord, nær din indgang eller i et hjørne på køkkenbordet. Planlæg at bruge tid en eller to gange om ugen for at sortere hvert stykke post, så du ikke går glip af noget vigtigt.
