Hvor længe skal dokumenter opbevares, og hvad skal makuleres?

Bunker papir er smertefulde, og det kan være en træk at administrere et hjemmearkivsystem. Du skal dog hænge på nogle dokumenter, fordi du aldrig ved, hvornår du har brug for dem.

Hvor længe har du brug for at opbevare dine skatter, kvitteringer, kontoudtog og andre vigtige dokumenter? Hver dokumenttype er forskellig, så du vil være sikker på at holde alt dit papirarbejde længe nok, før du fyrer makuleringsmaskinen op, selvom du tror, du er færdig med dem.

Vedligeholdelse af et brugbart arkivsystem til hjemmet

En nøgle til at oprette et brugbart arkivsystem til hjemmet er at begynde at skære ned på den mængde papir, du modtager. Det kan virkelig reducere den mængde papir, du skal makulere eller arkivere. Dette betyder at slippe af med uønsket mail, tilmelde dig e-regninger og ikke acceptere flyers, kuponer, du aldrig vil bruge, kataloger, du aldrig vil læse, eller andre efemerer, du har lyst til at du skal hænge på, når du ved, at du virkelig ikke 't.

Hvis du lader denne forudbestemmelsesfase komme ud af hånden, kan du virkelig begynde at kæmpe med papirstøv. Det kan endda komme til det punkt, hvor du har lyst til, at du hamstrer det. I disse tilfælde kan det være meget nyttigt at nå ud til en professionel, der kan guide dig gennem decluttering-processen.

Det andet trin er at sikre, at du har et godt posthåndteringssystem på plads. Jo mere effektivt du håndterer posten, når den kommer ind, jo mindre ofte bliver du nødt til at foretage en stor session med arkivering, makulering og genbrug.

Opret et elektronisk system

At slippe af med din papirarkivering ved at oprette et elektronisk arkivsystem sparer dig plads og slipper dig for rod på papiret. I dag giver et elektronisk arkivsystem meget mening, fordi det er lettere end nogensinde.

For at komme i gang har du brug for en scanner og et sted til at gemme dine filer: et mappesystem på en computer og en sikkerhedskopi i skyen samt en ekstern harddisk. Jo flere sikkerhedskopier du har hjemme og uden for stedet, jo mere forberedt vil du være på at grøfte bunken papirarbejde uden at bekymre dig om at miste noget vigtigt.

Opsæt generelle mapper til forskellige typer dokumenter (f.eks. Husstand, skatter, biler, fødselsattester osv.) Du behøver ikke være for præcis med lagring af dokumenterne, da elektroniske arkivsystemer kan søges.

Scan derefter hvert dokument og opbevar det i en mappe i henhold til indholdet. Sørg for at give hver et unikt filnavn til beskrivelse af det, så det hurtigt kan findes via din computers søgefunktion. Tilføjelse af datoen i slutningen af filnavnet kan også hjælpe dig med at skelne den samme dokumenttype fra forskellige tidsperioder. For eksempel i stedet for at ringe til din regning utilitystatement.pdf, skal du navngive den utilitystatement-Feb2019.pdf.

Der er også et antal apps til rådighed, der kan hjælpe dig med hurtigt at registrere og gemme en række dokumenter. Mange kan administreres via din smartphone eller tablet, så du kan slippe af med papirer (især kvitteringer), når du ikke er i nærheden af din hjemmecomputer.

Opbevaring af kopier

For dine vigtigste dokumenter anbefaler eksperter at holde flere kopier. Det kan betyde, at du opbevarer en kopi i din skyopbevaring og en anden på en harddisk. Det kan også betyde, at du opbevarer en kopi i din elektroniske arkivering og en papirkopi i et brandsikkert pengeskab.

Dokumenter, der skal gemmes for evigt

Et antal dokumenter skal opbevares for evigt. Disse er de vigtigste, som du muligvis har brug for når som helst i fremtiden af forskellige årsager. At sikre, at de opbevares et sikkert sted, og at en kopi er sikker, sparer dig meget tid, når de er nødvendige.

• Akademiske optegnelser: Diplomer, udskrifter og ethvert porteføljearbejde, der kan blive brugt i fremtiden, når man ansøger om et job.
• Adoptionspapirer
• Dåbsattester
• Fødselsattester
• Dødsattester: Kan være nødvendigt af skatteformål.
• Kørekort
• Beskæftigelsesjournaler: Eventuelle klausuler, aftaler, disciplinære sagsakter og performance reviews.
• Ægteskabsattester
• Medicinske journaler
• Militære optegnelser
• Pas
• Pensionerings- og pensionsregistre
• Social sikringskort
• Testamenter

Dokumenter, der skal gemmes i en bestemt periode

Forestil dig at have en levetid på kontoudtog og regninger stablet på dit skrivebord. Efter bare et årti ville denne stak sandsynligvis være uhyrligt stor. Der er mange typer dokumenter - for det meste økonomiske - som du skal opbevare i en bestemt periode, men ikke har brug for at gemme for evigt. Det kan være nødvendigt at henvise til dem månedligt eller ugentligt et stykke tid, så bliver de bare endnu et stykke papir, der ligger rundt og skaber rod.

Den vanskelige del er at vide, hvornår du kan slippe af med disse typer optegnelser. Der er ikke noget godt svar på alt, men anbefalede retningslinjer baseret på hvad det er:

• Kontoudtog: En måned
• Regninger: Et år for noget skatte- eller garantirelateret; alle andre regninger skal makuleres, så snart de er betalt.
• Kreditkortregninger: Strimles straks, når de er betalt.
• Kvitteringer til boligforbedring: Opbevares, indtil boligen er solgt.
• Investeringsoptegnelser: Syv år efter, at du har lukket kontoen eller solgt værdipapiret.
• Lejekontrakter: Opbevares, indtil du er flyttet ud og har modtaget dit depositum tilbage fra udlejer.
• Lønchecks og lønnavne: Et år eller indtil du har modtaget din W-2-opgørelse for det pågældende skatteår.
• Salgskvitteringer: Opbevar i garantiens levetid ved større indkøb såsom apparater og elektronik. For ting som dagligvarer og tøj skal du kun opbevare kvitteringen, indtil du ved, at det ikke er nødvendigt at returnere varer.
• Skattedokumenter: Syv år, inklusive din arkivering og alle ledsagende dokumenter såsom W-2'er og kvitteringer.
• Køretøjsposter: Opbevares, indtil båden, bilen eller motorcyklen er solgt.

Sådan slipper du af dokumenter

Makulering af dokumenter er den vigtigste måde at beskytte dig mod identitetstyveri på. Som hovedregel er der visse dokumenter, der absolut bør makuleres. Dette inkluderer alt, der har kontonumre, fødselsdatoer, pigenavne, adgangskoder og pinkoder, underskrifter og personnummer.

Hvis dokumenter stadig er "aktive", skal du holde dem fast som reference, placere dem i dit hjemmearkivsystem efter emne. Makuler dem kun, når de ikke længere er i brug.

Hvilke dokumenter der skal makuleres

Når du er færdig med disse dokumenter og ikke længere har brug for dem, er du velkommen til at makulere dem:

• ATM-kvitteringer
• Kontoudtog
• Kopier af fødselsattest
• Annullerede og annullerede kontroller
• Kreditkortregninger
• Kreditrapporter
• Kørekort (udløbet)
• Beskæftigelsesdokumenter, der har identificerende oplysninger
• Udløbne pas og visa
• Investeringskontonumre
• Juridiske dokumenter
• Investerings, aktie- og ejendomstransaktioner
• Varer med underskrift (leasing, kontrakter, breve osv.)
• Bagagemærker
• Medicinske og tandlægejournaler
• Papirer med socialnummer
• Adgangskoder eller PIN-numre
• Betal stubbe
• Forudgodkendte kreditkortansøgninger
• Kvitteringer med kontrolkontonumre, kreditkortnumre eller andre identificerende oplysninger
• Skatteformularer
• Udskrifter med identificerende oplysninger
• Rejseplaner
• Brugte flybilletter
• Elregninger (telefon, gas, el, vand, kabel-tv, internet osv.)

Alt andet - såsom papirarbejde - du kan bare genbruge. Sørg for at have et fleksibelt arkivsystem oprettet, så du kan holde disse dokumenter i skak. Det er også en god ide at have en vane med at gennemgå dine lagrede dokumenter regelmæssigt. Prøv at gøre dette, når du betaler regninger, indgiver din skat eller tager dig af en lignende tilbagevendende opgave, så du ikke glemmer det, og dit papirarbejde går ud af hånden.