Hvordan planlægger og organiserer jeg et kontor eller en virksomhedsflytning?

At flytte din virksomhed til et nyt kontor er en proces i flere trin, der kræver omhyggelig planlægning og flere forberedelsestrin. Som med ethvert stort projekt er det bedst at opdele arbejdsbyrden og tildele specifikke opgaver til forskellige medarbejdere. At starte processen tidligt og opretholde åben og hyppig kommunikation er nøglerne til en vellykket og mindre stressende bevægelse.

Opret en tidslinje

Opret en tidslinje, der inkluderer alle de vigtige faser i dit træk. For at sikre, at tidsplanen er mulig, skal du diskutere planen med alle teammedlemmer, der er involveret i flytningen. Vær realistisk med hensyn til, hvor meget tid du har brug for. Et lille kontor kan have brug for mindst tre måneder for at forberede sig, mens et mellemstort til stort kontor muligvis skal planlægge seks til otte måneder eller mere. Under alle omstændigheder er nøglen at starte så tidligt som muligt.

Design det nye rum

Det næste trin er at samle alle tilgængelige oplysninger om det nye rum. Prøv at få tegninger eller et gulvlayout, så du kan identificere nøglekomponenter, såsom stikkontakter og lagerplads, og begynde at designe det nye kontorlayout. Det er også en god idé at have en generel layoutplan for dit nuværende rum, så du kan sammenligne de to. Hvis der er områder på det nuværende kontor, der ikke fungerer, skal du identificere dem nu, så de samme problemer kan undgås i dit nye rum.

Desuden lav en liste over potentielle problemer med det nye rum, såsom et mindre modtagelsesområde eller mindre lagerkapacitet eller måske et større åbent rum, der kræver flere aflukker eller midlertidige vægge. Det kan være nødvendigt at ansætte tømrere, malere, elektrikere, systeminstallatører eller andre fagfolk til at bygge vægge, tilføje ledninger eller foretage kosmetiske ændringer, inden du flytter ind.

Byg dit flytende team

For mellemstore til store kontorer skal du udpege nogen (eller bede om frivillige) fra hver afdeling eller afdeling for at koordinere deres særlige område. Dette kan tildeles afdelingsvejlederen eller lederen, som derefter kan sikre, at hver medarbejder tager ansvar for at pakke deres skrivebord, filer og personlige genstande. For mindre kontorer kan du være alene. I så fald skal du identificere et par nøglepersoner, der muligvis kan hjælpe med at koordinere flytningen.

Dit team kan også hjælpe med at identificere aktuelle problemer med det gamle rum og finde mulige løsninger til det nye kontor. Dette er en fantastisk måde at inkorporere andre synspunkter og opnå konsensus på farten, især hvis nogle medarbejdere ikke støtter ændringen.

Afhold regelmæssige møder

I din tidsplan skal du indstille regelmæssige møder for at diskutere flytningen og dets fremskridt med alle medarbejdere. Det er vigtigt at holde alle informeret og give tid til at tackle medarbejdernes bekymringer og kommentarer. At flytte er stressende for alle involverede og kan være mere stressende, hvis beslutninger ikke kommunikeres tilstrækkeligt.

Bestem dit budget

Hvis du har tildelt et specifikt budgetbeløb til din flytning, er det vigtigt at identificere omkostninger, før du ansætter mobiloperatører, eller endda før du pakker den første kasse.

Tildel opgaver

Få dit flytningsteam til at oprette en liste over opgaver, der skal afsluttes i ugerne før du flytter, og sørg for, at vigtige opgaver føjes til tidslinjen / tidsplanen. Spørg hver afdelingsleder eller vejleder, hvad der kræves fra deres område, hvilket kan omfatte specialudbydere, såsom telefonlinjeinstallatører eller computernetværksspecialister. Sørg også for, at fællesområder er dækket, såsom receptionen, lobbyen og opbevaringsrum.

Ansæt movers

Ansættelse af flyttefirmaer er en af de mest kritiske opgaver for at flytte en virksomhed, og der er flytningsfirmaer, der specialiserer sig i kontorflytning. Som enhver husstandsflytning er det vigtigt at sikre, at virksomheden er pålidelig, og at du får den bedste service til prisen. Foretag din undersøgelse, still de rigtige spørgsmål, og få virksomheden til at komme til dit kontor for at vurdere dit træk.

Denne opgave kan tildeles en person eller gruppe eller et par forskellige personer, hvor hver ringer til specifikke virksomheder og derefter sammenligner noter. Under alle omstændigheder skal du starte tidligt for at sikre dig, at du får den bedste pris og passer til dine behov.

Opret en kontaktliste

En kontaktliste hjælper med at sikre, at alle, du handler med, inklusive leverandører og kunder, ved, at du flytter. Det er en god ide at tildele denne opgave til en person til at føre tilsyn med for at forhindre kontakter i at falde igennem revnerne. Underretning af kunder og kunder kræver specifik kommunikation om din nye placering og hvordan virksomheden fungerer under flytningen. Sådanne oplysninger er vigtige for at sikre, at dine kunder ikke går andre steder for dine tjenester.