Hvem skal underrettes, når man flytter et kontor eller en virksomhed?

At flytte et kontor er kompliceret. Med så mange ting at gøre er det let at overse mindre, men alligevel vigtige opgaver. For at holde dit kontor på rette spor skal du sørge for, at du har en tjekliste med vigtige opgaver, der kan hjælpe dit kontor med at flytte, og brug følgende vejledning til tjekliste, der sikrer, at intet efterlades.

Kunder og kunder

Det er en god ide at fortælle din kundebase om flytningen først, helst mindst en måned før flytningen skal finde sted. Giv oplysninger om den nye placering enten ved at sende et formelt brev eller en e-mail med et kort vedlagt eller vedhæftet til alle i din virksomhedsdatabase. Eller i tilfælde af en detailbutik skal du placere et kort og et underretningsskilt på hoveddøren og give en lille flyer ved hvert køb. Indsend oplysningerne på din webside med nemme at følge anvisninger og oplysninger, der holder dine kunder tilbage - dette kan omfatte et "flyt-in" salg eller en officiel åbningsfest.

Du bør også fortælle dine kunder, hvis du overhovedet lukker under flytningen eller reducerer dine timer - dette vil være en kritisk meddelelse for at sikre, at kunderne ikke er frustrerede, hvis din dør er låst. At vide på forhånd, hvornår du vil være åben for forretning, sparer dig en masse telefonopkald fra dine kunder og forhindrer dem i at gå til din konkurrent for service. Med andre ord, lad dine kunder kende din plan for at betjene dem under overgangen.

Tjenesteudbydere, leverandører og offentlige agenturer

Underret tjenester og leverandører, som din virksomhed bruger regelmæssigt. Det kan omfatte et printerfirma, kurér, kontorforsyningsbutik eller internetudbyder.

Banker og forsikring

Banker vil kræve underretning tidligt - du bliver nødt til at ændre adressen på virksomhedskontrol og derefter få kontrollen udskrevet og underrette kreditkortselskaber og andre finansielle institutioner eller tjenesteudbydere. Du kan beslutte, at din virksomhed vil have gavn af at overføre forretningskonti fra en bank til en anden eller fra en filial til en anden - tal med din bankrepræsentant om tjenester, der er tilgængelige i det nye sted / kvarter.

Forsikringsselskaber skal også underrettes tidligt. De skal vurdere det nye rum og give dig et nyt skøn, hvis det er relevant. Dette er et godt tidspunkt at tale med dit forsikringsselskab om flytningsforsikring, og hvad du har brug for for at sikre, at dit kontor er beskyttet.

Skift indgående telefonbeskeder

Sammen med opdatering af virksomhedsinformation og marketingmateriale er der andre måder, du kan sikre, at offentligheden får kendskab til det kommende træk. Føj en meddelelse til telefonsvareren / telefonsvarertjenesten med angivelse af datoen for flytningen, hvor du flytter, og hvordan dette kan påvirke tjenesten. Sørg for at give kontaktoplysninger til de kunder, der kan have specifikke bekymringer.

Få medarbejderne også til at ændre deres direkte kontorstemmelinje med oplysninger om farten og den nye adresse. Igen er det en nem måde at minde kontakter om flytningen og informere dem, der ikke er i kontaktdatabasen om ændringen.

Skift din signaturlinje

Tilføjelse af en meddelelse i e-mail-signaturlinjen for alle medarbejdere sikrer, at hver e-mail, der sendes, vil minde modtageren om det kommende træk. Dette er en fantastisk måde at nå enkeltpersoner, der ikke er i firmaets kontaktliste.

Frimærke udgående korrespondance

Køb et rødt frimærke, der angiver "Bemærk ny adresse" - disse frimærker kan normalt købes i en kontorartikelforretning. Stempel opdaterede brevhoved for at sikre, at modtagerne er opmærksomme på adresseændringen. Bemærk, at dette meddelelsestrin muligvis ikke gælder, før flytningen er afsluttet.

Telefon

Dette skal være det første hjælpeprogram, du kontakter om din flytning - du vil sikre dig, at din virksomhed forbliver åben under flytningen, eller at der er så lidt forstyrrelse som muligt. Fortæl telefonselskabet, hvornår flytningen er, og bed om, at telefoner skal installeres og være klar til at fungere på det nye sted dagen før din indflytningsdato. Dette sikrer, at systemet er i gang på din første dag på den nye placering.

Bed virksomheden om at oprette et viderestillingssystem, der træder i kraft den dag, du flytter. Hvis din virksomhed skifter telefonnumre, skal du anmode om, at der føjes en rådgivning til dit gamle nummer, så de, der ringer op, får besked om ændringen af telefonnummeret. Når du er flyttet, er det en god ide at ringe til dit gamle nummer for at sikre, at tjenesten er på plads. Sørg også for, at dit nye virksomhedsnummer og adresse opdateres i den næste telefonbog og telefonbog.

Postkontor, e-mail og sociale mediekonti

Giv posthuset besked om dit flytning, og sørg for, at posten videresendes et par måneder efter flytningen. Som tidligere nævnt, tilføj en meddelelse om flytning til medarbejderens signaturlinjer inden flytningen og også efter flytningen; efter flytning skal signaturen bede modtageren om at notere adresseændringen og kontaktoplysningerne. Regelmæssige kurerfirmaer, der afhenter og afleverer pakker på dit kontor, bør også underrettes om adresseændringen og eventuelle ændringer i tjenesterne.