Tjekliste over ting, du skal gøre, når du flytter en virksomhed

Forberedelse til at flytte et kontor eller en virksomhed kan være meget mere kompliceret end at flytte en husstand. Forberedelse er nøglen, og det er vigtigt at sikre, at alt på din liste er komplet. Brug denne hurtige tjekliste som en guide til at holde din virksomhed på sporet.

Bestem en tidsramme og tidsplan

At bestemme din tidsramme skal være den første ting du gør. Indstil datoen, hvor alle ting skal være ude af kontorlokalet, hvilket er din sidste udflytningsdato. Du har sandsynligvis brug for et par dage til faktisk at flytte ud, afhængigt af hvor mange ting du skal flytte. Arbejd baglæns fra din udflytningsdato, og lav en liste over alle de ting, du skal gøre, inden lastbilerne ankommer.

Tildel opgaver, og nedsæt om nødvendigt et flytningsudvalg

Det er en god ide at få medarbejderne involveret i flytningen tidligt. Et flytningsudvalg kan ikke kun hjælpe dig med at organisere og planlægge flytningen, men også hjælpe med at lette overgangen for resten af personalet. Bed udvalget gennemgå alle opgaverne og tildel roller efter behov. Når bevægelsen går fremad, bliver du sandsynligvis nødt til at føje opgaver til listen og sørg for at tildele opgaver, for der er bare for meget til at gøre det hele selv.

Opret en intern og ekstern kommunikationsplan

En intern kommunikationsplan vil sikre, at medarbejderne holdes underrettet om de bevægelige planer, mens en ekstern plan holder dine kunder og leverandører opdaterede om dine forretningsaktiviteter under flytningen, så du kan holde din virksomhed i drift under overgangen.

Ansæt mobilister

Som enhver flytning tager ansættelse af gode bevægere tid og bør være en af de første opgaver på din liste. Få en medarbejder til at udvikle en liste over mindst fem flyttefirmaer, og sørg derefter for at undersøge dem grundigt, inden du ansætter. Bestem budgettet, få tilbud, og sammenlign tjenester på tværs af flyttefirmaer for at beslutte, hvilken der skal ansættes.

Ansæt professionelle pakkere

Hvis dit bevægelige budget kan understøtte ansættelse af professionelle pakkere, skal du gøre det. Dette sparer dig og dine medarbejdere fra at skulle pakke områder af kontoret, der er almindelige og ofte de sværeste steder at pakke og flytte. Medarbejdere kan blive bedt om at pakke deres skriveborde eller kontorer, da det også giver personalet mulighed for at rydde op i deres rum og slippe af med ting, de ikke har brug for at flytte.

Opret en ny kontorplan og layout

Det er her dit flytningsudvalg vil være virkelig nyttigt. Det er altid svært at flytte ind i et nyt rum, men når du skal finde ud af, hvor alt og alle går hen, tager det meget tid. Sørg for at vide, hvor hvert møbel skal placeres, og hver medarbejder vil sidde. Jo mere detaljeret planen er, desto bedre.

Tal med dine nuværende leverandører

At flytte en virksomhed kan betyde at skifte tjenesteudbydere. Tjek dine kontrakter, og beslut derefter, om du bliver hos dine nuværende leverandører, eller om du vil se på at skifte. Du bliver nødt til at bestemme, hvad det nye rum vil kræve med hensyn til telefonlinjer og netværksinfrastruktur. Tal med din nye udlejer og leverandører for at sikre, at du ved, hvad det nye rum har brug for, så der ikke er et hul i service. For alt udstyr, du leaser, skal du kontakte forhandleren for at underrette dem om flytningen og hvordan de bedst kan få deres udstyr til det nye sted.

Hold medarbejdere opdaterede og informerede

Et træk kan være svært for medarbejderne. Det kan betyde en ændring i, hvordan de pendler, og om deres pendling nu er længere end før flytningen. Hvis du flytter til et mindre rum, skal personalet vide, hvordan kontorer vil blive tildelt, og hvordan deres nye rum vil se ud. Medarbejdere skal informeres om hvert trin i processen. Prøv at holde en bevægelig tidsplan på køkkenets opslagstavle eller andet fælles rum, så folk kan se, hvordan tingene skrider frem, og hvad der forventes af dem som ansatte.