Hvordan holder jeg medarbejdere engagerede, når de flytter til kontorer?

Flytning af operationer er ofte en uundgåelig del af forretningen. Hvis du planlægger en virksomhedsflytning - uanset om det er på grund af nedskæringer, billigere fast ejendom eller udvidelse, eller hvis du vil være tættere på kunderne - er det vigtigt at sikre, at medarbejderne tages i betragtning og holdes informeret, så de føler, at de er en del af flytningen. Dette indebærer åben kommunikation, hvor man overvejer indflydelsen af flytningen på hver enkelt medarbejder og beder om input om flytningen fra dit personale.

Adresse transport

For de fleste af dine medarbejdere vil et træk sandsynligvis betyde en ændring i deres pendling. Se nærmere på det nye forretningssted og overvej hvilke ændringer dette kan medføre. Brug din medarbejderdatabase til at vurdere, hvilke medarbejdere der skal flytte betydeligt længere efter flytningen. For de personer, der pendler med transit, skal du afgøre, om transit vil være tilgængelig for det nye sted.

Hvis der er problemer, skal du bringe disse videre til de berørte medarbejdere for at fortælle dem deres muligheder, uanset om det hjælper med transitgebyrer eller parkeringspladser. Selvom du ikke kan tilbyde incitamenter, skal du give medarbejderne oplysningerne langt inden flytningen, så de kan beslutte, om de skal forfølge andre beskæftigelsesmuligheder, der har en mere brugbar pendling.

Overvej, hvis det er muligt, at give medarbejdere, der er mest berørt af flytningen, en mere fleksibel tidsplan. Måske kan de komme ind tidligere eller senere afhængigt af trafikmønstre, hvor de bor og deres specifikke rolle i virksomheden.

Plan for parkering

Lad medarbejderne vide, om der vil være en ændring i parkeringspladsen, og om der betales parkering for, som en del af håndteringen af transportproblemer. Spørg medarbejderne på forhånd, hvad de har brug for, så du kan prøve at give nok parkering til alle, der har brug for det. Hvis dette ikke er muligt, så lad dem vide om andre muligheder, og hvad du er villig til at gøre for at hjælpe dem med at klare ændringen af deres transportplan.

Hold kommunikationen åben

Kommunikation med medarbejderne om flytningen med jævne mellemrum er nøglen til at holde dem i løkken og sikre, at høresag holdes på et minimum. Det er lige så vigtigt at give medarbejderne mulighed for at stille dig spørgsmål om flytningen; kommunikationen skal gå to veje.

Fortæl medarbejderne om flytningen hurtigst muligt. Giv dem tid nok til at sikre, at den nye placering fungerer for dem, så de kan vænne sig til tanken om at flytte og træffe de bedste beslutninger for deres egne situationer. Giv også en tidslinje for, hvordan flytningen vil fortsætte, hvad deres roller vil være, og hvad du forventer af dem.

Bed om input fra personalet

Bed om dine medarbejderes tanker om, hvordan det nye kontorlokale fungerer, og hvordan tingene kan indrettes bedst for effektivitet, medarbejderglæde og det overordnede arbejdsmiljø. Jo mere personale bliver involveret i beslutningsprocessen, jo større er input og team support. Dette er vigtigt for at holde moral høj i det, der ofte kan være en vanskelig tid.

Find ud af, om der er ting om det nuværende (gamle) kontor, der ikke fungerede, og som måske kan forbedres i det nye rum. Måske er dette opsætningen af kopirummet, placeringen af personaleloungen eller mængden af skrivebordsområde på hvert kontor. Medarbejdere er de bedste konsulenter, når det gælder forbedring af arbejdsgang og miljø.

Opret en informationspakke

Hvis din virksomhed har været placeret ét sted i et stykke tid, vil medarbejderne have deres foretrukne spisesteder, caféer og forretningsrelaterede tjenester i nærheden. For at hjælpe med overgangen til det nye sted skal du oprette en liste over lokale virksomheder i det nye kvarter, herunder restauranter, caféer, fitnesscentre, daginstitutioner, renserier og købmandsforretninger. Hvis du er en mindre virksomhedsejer, kan du overveje at tage en eftermiddag for at besøge det nye område med dine medarbejdere. Lad dem se det nye rum og tilbringe lidt tid i området. Dette kan gå langt for at lette overgangen.