Hvordan kommunikerer man til personalet, når man flytter til et kontor eller en virksomhed?
De fleste organisationer, der har mere end en håndfuld mennesker, har brug for en stærk kommunikationsstrategi for både intern og ekstern kommunikation. Uanset om det er meddelelser om politiske ændringer, daglige procedurer eller noget under solen, skal medarbejderne vide om vigtige ting.
Dette inkluderer også udvikling af en plan for et kontorflytning og udvikling af en checkliste for flytning.
Selvom du måske tror, at der er så mange trin til planlægning i et kontorflytning, at du ikke har tid til selv at overveje kommunikation, skal du virkelig tage en dag eller to for at skabe en fast strategi, der holder både medarbejdere og dine kunder opmærksomme af de kommende ændringer.
Helt vigtigt er det, at du vil holde dine medarbejdere direkte involveret i flytningen, da de sandsynligvis vil blive mest berørt af flytningen.
Nøgle interne meddelelser
De vigtigste meddelelser skal omfatte timing, pakning, kontorlukninger, nyt kontorlayout og detaljer om den nye placering.
- Tidslinje: Sørg for at liste alle de vigtigste trin i bevægelsen, så alle ved, hvad de kan forvente og hvornår.
- Pakkeinstruktioner: Giv personalet instruktioner om, hvordan de pakker deres kontorer eller aflukke til flytningen. Dette bør omfatte, hvor pakningsmaterialer kan fås, hvad de er ansvarlige for pakning og deadlines.
- Avanceret meddelelse om eventuelle kontorlukninger: Under flytningen skal du muligvis lukke kontoret for at muliggøre den endelige pakning og flytning af kontorudstyr og møbler. Sørg for, at dit personale er opmærksom på disse datoer, og om og hvordan virksomheden fortsætter under flytningen, og hvordan dette vil påvirke deres arbejdsplan og arbejdsbyrde.
- Ny kontorplan: Medarbejderne vil tidligt gerne vide, hvordan det nye rum vil se ud, og hvordan kontorerne skal oprettes. Vil de stadig have deres eget rum, eller vil de nu være i en kabine eller en åben grundplan? Sørg for at skabe en måde at informere personalet om, hvordan deres arbejdsområde kan ændre sig.
- Den nye placering, parkering og pendlingsmuligheder: Giv personalet alle de oplysninger, de har brug for om den nye placering, så de kan forberede transport til det nye rum.
Måder at kommunikere mål til personalet
Den måde, du leverer beskeden på, skal bestemmes af den type besked, den er. F.eks. Kunne tidslinjen let leveres via din virksomheds intranet; der henviser til, at kontorlukninger bedst kan præsenteres på et personalemøde for at sikre, at spørgsmål kan stilles og besvares.
- Intranet: For de virksomheder eller organisationer, der har et intranet, er dette normalt den bedste platform for de fleste meddelelser. Det muliggør nemme opdateringer af filer og information, der kan nå ud til alle medarbejdere.
- Personlige møder: Ligegyldigt hvad budskabet er, er personalemøder et godt sted at annoncere og give personalet chancen for at få en komplet diskussion. Du kan også bruge mødetid til at gennemgå, hvordan oplysningerne kommunikeres, så personalet ved, at de bliver holdt underrettet.
- E-mail: Mens e-mail er let, er det ikke altid den bedste måde at videresende oplysninger på. Du vil ikke sende så mange e-mails, at folk ikke kan finde oplysningerne, når de har brug for det. Hvis du bruger e-mail, skal du sørge for kun at bruge den til at fortælle folk, hvor de kan få oplysningerne.
- Almindelige mapper: Hvis du ikke har et intranet, skal du oprette en fælles mappe på et netværksdrev, som alle har adgang til.
- Opslagstavle: Du kan bruge et fysisk rum til at sende oplysninger. Folk kan kontrollere det ofte, og det giver også et sted, hvor folk kan samles og diskutere deres bekymringer.
