Sådan organiseres et hjemmearkiveringssystem i 7 trin?

Kampen er real: Håndtering af vigtige dokumenter og papir rod er miner. Derfor er det afgørende at oprette et let, gennemførligt hjemmearkiveringssystem, som du rent faktisk vil bruge - et personligt arkivsystem fungerer kun, hvis du følger med det!

Dette er et weekendprojekt. Start det ikke på en aften efter en lang arbejdsdag eller skole. Start denne på en lørdag eller søndag morgen bevæbnet med en kop kaffe eller te og en lad os få dette-færdige holdning.

Hvad du har brug for

• Arkivskab eller arkivboks
• Hængende filmapper
• Desktop filholder
• Makuleringsmaskine
• Genbrugsskraldespand
• Filmapper
• Etiketproducent eller pen

Saml alle dine papirer på et sted

Det første skridt i at oprette et hjemmearkivsystem er at korrigere alle dine filer og papirer i samme rum, så du kan sortere, genbruge og makulere. At have alt på ét sted har følgende fordele:

• Det holder dig fokuseret på den aktuelle opgave. Hvis du har alle dine forsyninger og alle dine papirer ét sted, har du virkelig ingen undskyldning end at grave ind.
• Du bliver mere grundig. Hvis du foretager en fejning af dit hjem på forhånd, behøver du ikke gentage opgaven et par uger fra nu, når du finder en glemt stak papirer i vaskerummet.

Der er et par steder at kigge efter papirer bortset fra de åbenlyse skrivebordsskuffer, arkivskabe og postbunke:

• Stuen: Papirer har tendens til at hobe sig op i stuen, når vi ikke ved, hvad vi skal gøre med dem.
• Tasker: Rygsække, arbejdstasker, håndtasker, gymtasker og kufferter har alle en tendens til at akkumulere papirer.
• Køkkenet: Papirbunker har en måde at ende i køkkenet på. Dette skyldes, at køkkenet ofte er det første sted, vi leder, når vi kommer hjem.

Vælg et godt sted, hvor du kan oprette fem bunker. Dette kan være køkkenbordet, gæsteværelset eller dit skrivebord, hvis det er stort nok. Gulvet fungerer også.

Hvis du har så mange papirer, kan dine bunker vælte, brug skraldespande eller papkasser. Mærk dem for at holde dem adskilt og for at undgå fejl som ved et uheld at kaste sidste års selvangivelser i papirkurven.

Opdel dine papirer i fem kategorier

Tag en beslutning om, at hvert stykke papir ikke skal udsætte det og gemme det til senere. Hvert dokument vil være i en af disse fem kategorier:

Handling

Det er de papirer, du har brug for at gribe ind på og derefter kasseres. Forveks ikke disse med dokumenter, der hører til husstandskategorien. Husholdningsdokumenter arkiveres permanent; handlingsfiler bruges en gang og derefter kasseres.

Eksempler: invitationer, parkeringsbilletter, tidsplanpåmindelser, lektier og regninger

Arkiv

Papirer eller dokumenter, du har brug for at hænge på, men du behøver ikke henvise mere end en eller to gange om året.

Eksempler: selvangivelser, lægejournaler, akademiske optegnelser, bevis for, at du deltog i jurypligt, gerninger, lejekontrakter, garantier og kontrakter

Husstand

Dette er papirer, du bruger til at holde dit hus (og liv) i gang.

Eksempler: kuponer, opskrifter, brugervejledninger, kvitteringer for årets skat og dokumenter til kommende rejse

Genbruge

Papirer og dokumenter, der ikke falder ind under nogen af kategorierne ovenfor og indeholder ingen personlige oplysninger.

Eksempler: uønsket mail, regneark fra et seminar, du ikke længere er interesseret i, aviser, magasiner, gamle lektier, du ikke har brug for, og brugte konvolutter

Trevl

Papirer og dokumenter, der ikke falder ind under de første tre kategorier, men indeholder personlige identificerende oplysninger.

Eksempel: kreditkorttilbud, gamle kontoudtog og regninger

Fjern og kassér dokumenter og filer, du ikke længere har brug for

Din største bunke vil være genbrug. Genbrug disse papirer først - målet her er at nedbryde den mængde papir, du har at gøre med så hurtigt som muligt.

Derefter makuleres de dokumenter, der skal destrueres - dette inkluderer alt, der identificerer dig ud over dit navn og adresse.

Nu hvor du har kastet skrammel, er det tid til at komme ned til at oprette et system, der er:

• Let at bruge, så du rent faktisk bruger det
• Fleksibel nok til at imødekomme livsændringer og nye projekter
• Fornuftigt organiseret, så når du har brug for at finde noget hurtigt, kan du finde det

Skønheden her er, at du kan nedbryde disse kategorier yderligere afhængigt af mængden af papir, der kommer ind og ud af dit hjem eller kontor.

Opret en arkivfil til dit hjemmearkivsystem

Det er ret nemt at beslutte, hvilke papirer der indgår i din arkivfil. Dette er de vigtigste papirer, du ejer. De er bevis for, at du og din familie eksisterer, betaler dine skatter, egne hjem og biler, der er uddannet fra college, kan rejse uden for dit land med et pas eller visum. Hvis du er en virksomhedsejer eller ejer mere end en ejendom, bliver denne fil endnu større.

Grundlæggende at beholde i denne fil inkluderer:

• Selvangivelser
• Medicinske journaler
• Akademiske optegnelser
• Bevis for, at du tjente jurypligt
• Gerninger
• Lejekontrakter
• Kontrakter
• Pas
• Social sikringskort
• Beskæftigelsesregistreringer
• Dåbsattester
• Livsforsikrings- og pensionsdokumenter

Opbevar disse papirer i en brandsikker kasse i mærkede filmapper. Dit personlige arkivsystem skal omfatte følgende kategorier:

• Akademisk
• Bil
• Beskæftigelse
• Finansiel
• Sundhed
• ID
• Forsikring
• Ejendom

Organiser dem alfabetisk, men opbevar ID-filen med dit fødselsattest, pas, socialsikringskort og alt andet, du ofte bruger foran på filboksen.

Arranger en husstandsfil

Her er en god tommelfingerregel for, hvad du skal gemme i din husstandsfil: Alt hvad du muligvis har brug for i fremtiden, men ikke har brug for at gribe ind lige nu, og som ikke hører hjemme i din arkivfil.

I stedet for en filboks eller bin skal du oprette et bindemiddel med sektioner og derefter lommer til at gemme ting som kuponer og gavekort. Lav sektioner til følgende:

• Kuponer og kuponer
• Gavekort
• Afventende rabatter
• Kvitteringer for varer med stor billet som apparater eller møbler
• Belønninger og loyalitetskort
• Noter og referencemateriale til kommende projekter, du arbejder på
• Opskrifter
• Kvitteringer for skat
• Bil / hjem / lejers forsikringer

Opret en handlingsfil

Handlingsfilen er de papirer, du skal tage skridt til og derefter kassere. Ethvert vigtigt dokument, der skal arkiveres permanent eller i lang tid, hører hjemme i din husstandsfil. Handlingsfiler er fysiske påmindelser om ting, du skal gøre.

Brug en skrivebordsindbakke til at holde disse papirer. Vælg noget sjovt og farverigt, så du aldrig glemmer, at kassen er der - og at genstandene indeni har brug for handling! Du kan også bruge dette felt til at administrere mail.

Her er eksempler på, hvad du skal gemme i din handlingsfil:

• Indgående mail
• Invitationer til kommende begivenheder og eventuelle svarkort, der følger med dem
• Regninger at betale og derefter makulere eller genbruge
• Tilladelse glider til at underskrive
• Påmindelser om aftale
• Kvitteringer for alt, hvad du for nylig har købt, hvis du beslutter at returnere
• Kvitteringer for alt, hvad du venter på at modtage

Du kan opdele denne fil i flere kategorier, men det er lettere at bare kaste alt i denne boks og derefter gennemgå den en, to eller tre gange om ugen. På det tidspunkt kan du genbruge eller makulere alt, hvad du ikke længere har brug for, arkivere noget, der hører hjemme i arkivet eller husholdningsfilerne, og tage skridt til alt, hvad der skal reageres på. Målet er at holde denne fil så lille som muligt.

Tricket er, at du skal gennemgå denne fil mindst en gang om ugen, helst oftere. Vi anbefaler at tilføje denne opgave til din personlige ugentlige organisationsrutine for at hjælpe dig med at blive fanget.