Hvordan prioriteres dine opgaver?

Så du har alle disse ting at få gjort hver dag, og din opgaveliste er fuld - hvordan ved du hvad du skal gøre første, anden og tredje?

Næsten meget alle føler, at de har for meget at gøre og for lidt tid til at gøre det. Ofte stammer den overvældede følelse af manglende evne til at prioritere alle disse tilsyneladende pressende opgaver. Hvis du har lyst til, at din opgaveliste vokser længere for minut, og du ikke engang ved, hvor du skal starte, kan du her identificere, evaluere og prioritere dine opgaver.

1. Lav en liste

Inden du prøver at sortere dine forpligtelser i rækkefølge efter betydning, skal du tage dig tid til at udarbejde en omfattende liste over alt, hvad du har brug for eller vil udføre. Del din liste i sektioner til forskellige typer opgaver. Disse kategorier kan omfatte:

Daglige eller ugentlige opgaver

Disse er verdslige " opgaver ", der kan være personlige (måltidsplanlægning og købmand) eller arbejdsrelateret (ugentligt teammøde.) Hvis du allerede følger en daglig rutine, vil du være fortrolig med disse opgaver; hvis du ikke gør det, er dette et godt tidspunkt at oprette en. Hvad du inkluderer, kan variere - nogle mennesker ser ikke noget behov for at minde sig selv om at tjekke e-mail eller købe dagligvarer, men andre vil sætte pris på de strukturerede påmindelser om at udføre bestemte handlinger på bestemte tidspunkter eller på bestemte dage.

Opgaver med deadlines

Disse skal naturligvis gøres inden for en bestemt dato og kræver forberedelse på forhånd. Eksempler kan være en skoleavis, der forfalder om tre uger, eller en fest, du planlægger i seks måneder fra nu. Disse slags opgaver - ofte kaldet projekter - kan senere opdeles i mindre komponenter - for eksempel kan "skrive papir" opdeles i at læse de relevante bøger, organisere dine noter, skrive en oversigt, skrive det første kladde osv. på.

Tilbagevendende opgaver

Disse forekommer ikke hver dag eller ugentligt, men de er heller ikke engangsprojekter. Tilbagevendende opgaver kan omfatte tandlægeudnævnelser eller lave dine kvartalsafgifter.

Selvmotiverede, nødvendige opgaver

Dette er opgaver eller projekter, som du ved, du skal udføre, men ingen vil skabe dig. De har sjældent, hvis nogensinde, en indbygget tidsfrist. Overvej at forbedre dit websted for små virksomheder eller finde en ny primærplejeleverandør.

Selvmotiverede, ikke nødvendige opgaver

Dette er de sjovere aktiviteter, der ikke desto mindre har en tendens til at falde ved siden af vejen, da andre, mere åbenlyst nødvendige opgaver fortrænger dem. Tænk at læse for fornøjelse eller arbejde på hobbyer.

En dag opgaver

Disse opgaver hænger rundt i bunden af din to-do-liste eller bag i dit sind, men de behøver normalt ikke gøres snart eller nogensinde. Eksempel: mal dine radiatorer.

2. Organiser din liste

Når du har angivet alt, kan du finde ud af, hvad du skal gøre først, og organisere din tidsplan. (Hvordan du fysisk gør dette - på et ark papir, en planlægger, en app, en online kalender eller på anden måde - betyder mindre end at du vælger en metode, der fungerer for dig, og som du vil bruge.) Her er nogle kriterier til tænke over:

Haster eller vigtigt

Alle opgaver kan sorteres i en af fire kategorier. Hastige og vigtige opgaver skal udføres først så hurtigt som muligt; presserende men ikke vigtige opgaver kan delegeres, hvis det er muligt, men hvis ikke, skal din tidsplan indeholde tilstrækkelig fleksibilitet og ekstra tid til at imødekomme dem, når de dukker op; vigtige men ikke presserende opgaver skal planlægges i god tid, så de ikke bliver presserende; opgaver, der hverken er vigtige eller presserende, kan potentielt fjernes, selvom hvis du nyder dem, skal de arbejdes ind i din tidsplan, så de ikke bliver overfyldt af mere krævende forpligtelser.

Vurdere værdi

Du kan bedømme værdien af en opgave på flere måder. Man kan være, om andre mennesker er påvirket, og hvor vigtige disse mennesker er for dig (din chefs godkendelse og trivsel for børn, der er afhængige af, at du er vigtigere end f.eks. Udtalelser fra en gruppe fremmede, du var enig i at deltage i et møde.) Du kan også tildele høj værdi til opgaver, som du ser betale sig på lang sigt, eller som du simpelthen finder givende.

En reference, som du sandsynligvis vil støde på, når du læser om prioritering af opgaver, er 80-20-reglen eller Pareto-princippet, der siger, at 80% af effekterne kommer fra 20% af årsagerne. Dette kan måske eller ikke vise sig at være sandt for dig, men det er en god påmindelse om at identificere, hvad du faktisk bruger tid på, og hvilken af dine bestræbelser der betaler sig.

Timing og fleksibilitet

En fungerende tidsplan giver mulighed for ændringer og genkender tidsbegrænsninger. Vær realistisk, når du prioriterer og planlægger dine dage. I tvivlstilfælde skal du overvurdere den tid, en given opgave tager.

Hvis der skal udføres to opgaver på samme tid, afhænger det af, hvordan du fungerer bedst, om du vil starte med. Nogle mennesker foretrækker at få den enklere opgave ud af vejen for at koncentrere sig om den mere komplekse; andre vil føle sig beroliget, hvis de først begynder på den sværere opgave og får gjort noget af eller hele det, inden de går videre. Husk at du ikke behøver at påtage dig en opgave eller et projekt fra start til slut, før du går videre til den næste - medmindre du selvfølgelig finder det at arbejde på den måde øger din produktivitet.

Begræns dine daglige opgaver på højst tre. Dagen kan også omfatte mindre opgaver, der er mere rutinemæssige eller mindre vigtige eller haster, men at lægge på større opgaver vil sandsynligvis føre til stress og skuffelse.

Husk, at prioriteter kan ændre sig - hvis din chef har brug for, at du gør noget nu, vil din tidligere første prioritet sandsynligvis blive bumpet ned til den anden. Det er så meget mere grund til at bygge mere tid i din tidsplan for at give mulighed for fleksibilitet.

3. Batchopgaver

Batching-opgaver er en af de mest effektive, effektive måder at få disse nagende, gør-hele tiden opgaver udført. Batching betyder simpelthen, at du arbejder på den samme type opgave igen og igen, før du skifter til noget andet. Det første trin er at identificere opgaver, du udfører igen og igen og derefter oprette en simpel arbejdsgang, som de kan følge. Derefter tackler du disse opgaver på samme tid ved hjælp af den arbejdsgang.

Batching kræver udførelse af lignende opgaver, der kræver lignende ressourcer i "batches" for at forbedre effektivitet og produktivitet. Her er nogle eksempler:

• Betal alle dine regninger på samme tid
• Åbn al din e-mail en gang om ugen, og udfør den i stedet for at lade den stablere hver dag og aldrig komme til den

Batching giver dig mulighed for at komme ind i en rille, der udfører den samme opgave igen og igen, så du ikke behøver at spilde tid på at finde ud af instruktioner, eller hvad du skal gøre næste.

4. Fjern opgaver

Når du først har listet alle dine opgaver og sorteret dem fra det vigtigste til det mindst, bliver det klart, hvilke opgaver der er nederst på listen. Disse kan undertiden delegeres til en anden, men hvis det ikke er muligt, skal du beslutte, om du vil planlægge et tidspunkt for dem eller fjerne dem.

Du har muligvis opgaver på din liste, som du ikke behøver at gøre eller endda vil udføre, men du følte dig presset til at tilføje på et tidspunkt (gå i gymnastiksalen, gå i en bogklub.) Disse kan fjernes helt.

Endelig er det muligt simpelthen at have for meget at gøre - hvis du ikke kan få alt gjort, skal du evaluere din arbejdsbyrde for at afgøre, om du bare har brug for mere øvelse ved prioritering, eller om du skal fortælle nogen, at du ikke længere kan fortsætte med at gøre en bestemt opgave.