Forretningsmødetikette

Arbejder du for et firma, der har hyppige møder? Spekulerer du nogensinde på, hvad du skal gøre, og hvad der betragtes som korrekt opførsel på disse sammenkomster? Frygter du at deltage i møderne, fordi du er bange for, at du kan begå en falsk pas, der kan bringe din position eller muligheder for fremskridt i fare?

Typisk forbeholder ledere, teamledere eller virksomhedsledere sig ret til at indlede forretningsmøder, når de føler behov. Uanset om de regelmæssigt er planlagte begivenheder eller kaldes til et bestemt formål, skal alle tilstedeværende følge de rette retningslinjer for forretningsetiketter.

Leder

Før mødet er det vigtigt at have alt organiseret, så du ikke spilder nogens værdifulde tid. Du vil have det til at køre så glat og planlagt som muligt, men alligevel give tid til spørgsmål og feedback, hvis det er muligt. Nøglen er at vise respekt for alle involverede.

Her er nogle anbefalede retningslinjer:

• Har en skriftlig dagsorden med en logisk rækkefølge og realistiske tider. Hvis tid og ressourcer tillader det, skal du sende kopier til alle, der vil deltage.
• Send en invitation til potentielle deltagere med så mange detaljer om mødet som muligt, herunder placering, starttidspunkt, hvad der skal medbringes og sluttidspunkt.
• Start med en venlig hilsen og lad alle vide, hvornår det er okay at stille spørgsmål.
• Få vand ved podiet eller foran rummet, og nip det mellem emner, eller når en anden taler.
• Du behøver ikke at skrive din tale ordret, men du skal i det mindste have punkttegn i dine noter. Hvis du ikke gør det, kan du hoppe rundt fra et emne til et andet og miste oversigten over, hvad du har brug for at sige. Dette kan få dig til at spilde tid og lade deltagerne undre sig over mødets punkt.
• Vær opmærksom på dine deltagers kropssprog. Hvis du ser, at folk mister interessen, skal du holde pause og kontrollere dig selv for at sikre, at du ikke gentager information eller bruger for meget tid på noget, der ikke er relevant.
• Har et par anekdoter for at holde mødet interessant. Undgå dog at fortælle upassende vittigheder, der endda har et strejf af sexisme, racisme eller noget andet, der kan fornærme andre.
• Stjæ aldrig andres ideer og kald dem dine egne. Giv altid andre æren for ideer og vellykkede opgaver.
• Selvom det er okay at bevæge sig lidt, skal du ikke løbe frem og tilbage over forsiden af rummet. Dette får dig til at virke nervøs.
• Under stille spørgsmål, skal du være stille, indtil den person, der spørger, er færdig, inden han svarer. Hvis du ikke forstår spørgsmålet, skal du bede ham eller hende om at gentage det eller forklare forespørgslen yderligere.
• Hvis nogen synes at være vrede eller fjendtlige, skal du holde roen og bede personen om at diskutere dette med dig på et senere tidspunkt.
• Afslut mødet tidligt, hvis det er muligt. Det er bedre for det at være kortere end at miste opmærksomheden fra de fremmødte.

Deltagere

Alle, der kaldes til mødet, skal deltage, medmindre omstændighederne ikke tillader det. Hvis du kender til mødet på forhånd, kan du overveje at tage ekstra tid med din personlige pleje for at vise respekt for alle vejledere, der deltager. Klæd dig passende til forretningsniveauet.

Tips til mødemåder:

• Hvis du bliver bedt om at sende en bekræftelsesmeddelelse, skal du gøre det, så snart du går ind i mødet i din kalender.
• Mød op til tiden. Kom derhen et par minutter tidligt, hvis det er muligt.
• Tjek din mobiltelefon, og sørg for, at den er tavs eller slukket. Du bør aldrig sende tekstbeskeder under et møde, medmindre lederen beder dig om en bestemt person.
• Hvis der serveres forfriskninger, er en drik acceptabel. Men medmindre alle andre spiser, skal du vente til, efter at mødet er slut, for at få en snack.
• Hvis dette er et frokostmøde, skal du bringe din mad til bordet og spise den så stille som muligt og uden at være opmærksom på dig selv.
• Du må ikke chatte eller udveksle noter med andre deltagere. Dette er meget forstyrrende og kan give et indtryk af, at du ikke tager dit job alvorligt nok til at være meget opmærksom på det, der diskuteres.
• Hvis du bliver kaldt, skal du svare så direkte som muligt. Når du ikke kender svaret, skal du undskylde og være ærlig. Intet svar er bedre end det forkerte.
• Tak til taleren efter mødet.
• Ikke blive i mødelokalet længere end nødvendigt. At hænge ud får dig til at virke inaktiv, og du vil ikke have chefen til at tro, at du bruger mødet til at undgå dine pligter.

Møder i en restaurant

Nogle gange kaldes et frokostmøde, og det kan afholdes på en restaurant. Selvom dette er væk fra kontoret, så husk at du stadig er på arbejde.

Yderligere mødetip til restaurantmøder:

• Glem aldrig dine bordmanerer.
• Håndter uheld med måltider med nåde og god manerer.
• Brug ordentlige redskaber. Hvis du er i tvivl om, hvilken gaffel der følger med hvert kursus, skal du følge den person, der leder mødet.
• Hvis du er på en buffetrestaurant, skal du kende ordentlige manerer for at hjælpe dig selv.
• Følg de rette retningslinjer for at spise fingermad.